Offertes omzetten naar bestellingen
Van alle uitgaande offertes resulteerde slechts 25% in een effectieve bestelling
Een intern sales-team dat heel veel offertes maakt voor klanten, maar ze niet op een gestructureerde manier opvolgt: we zien het maar al te vaak. Vergelijk het gerust even, pardon us, met een visvijver waarin honderden vislijnen liggen te dobberen, en waar nauwelijks, of te laat, naar om gekeken wordt.
Ze liggen er te liggen, wachtend op een vis die zou kunnen bijten in het ‘aanbod’. Op zich misschien een vorm van een strategie die werkt, zolang er geen andere actieve vissers van de concurrerende visclub in dezelfde visvijver aan het vissen zijn.
Herkenbaar?
Nu dan naar de echte sales-realiteit: de situatie van onze klant. Van alle uitgaande offertes resulteerde slechts 25% in een effectieve bestelling. De vestigingen in de buurlanden deden het opmerkelijk beter, met conversie-ratio’s van gemiddeld 40%. Er was duidelijk wat mis met het structureel opvolgen van de offertes, maar ook met de doelgerichtheid van de offerte-opvolg-gesprekken van de account-managers.
Na een eerste analyse merkten we al snel op dat de account-managers zichzelf als ‘opdringerig’ zagen wanneer ze een offerte moesten nabellen, en dat ze offerte-opvolging eerder zagen als een opdracht die onproductief en vervelend was. Een noodzakelijk kwaad.
Vanuit de nood aan verandering en groei vroeg onze opdrachtgever om een resultaatgericht groeitraject te ontwikkelen, rekening houdend met 3 specifieke doelen: verander de (negatieve) mindset van onze account-managers, leer het team hoe ze op een doelgerichte en gestructureerde manier offertes opvolgen, en breng de conversieratio van offertes naar bestellingen van 25% naar 40%.
Dit was het all-in concept wat we bedachten en uitvoerden:
We ontwikkelden een groeiconcept op maat van het team van zes weken, waarbij het team elke week korte trainingssessies kreeg om de kwaliteit van de opvolg-gesprekken sterk te verbeteren.
Daarbovenop lanceerden we tegelijkertijd een business-game van 6 weken, waarbij we het team uitdaagden om tot resultaat te komen. In het game-concept bouwden we verschillende succes-levels in, zowel op individueel als op groepsniveau.
“
Het eerste succes-level, 30%, werd al na twee weken behaald
Zo lieten we elk op zoek gaan naar de ‘golden deals’: gemarkeerde offertes per account-manager die een leuke beloning opleverde voor elke account-manager wanneer de gemarkeerde offerte nagebeld en ook ingegeven werd in het CRM-systeem, want dat ook dat laatste gebeurde niet consequent, waardoor het niet altijd even duidelijk was welke offerte nu nog openstond, en welke niet.
We monitorden elke week de evolutie van het groepsresultaat, en zagen na een tweetal weken al een positieve verandering in de conversie-ratio. Het eerste succes-level, 30%, werd al na 2 weken behaald, en gaf het team nog meer energie om ook te gaan voor het volgende level: 35%. Ondertussen zorgden korte workshops en coachings ervoor dat de kwaliteit van de opvolg-gesprekken er nog sterker op vooruit ging. Wat geleerd werd tijdens de workshops werd vaak nog dezelfde dag in de praktijk omgezet.
“
Ook de CEO zich gedurende de hele business-game challengen door zijn team
En, om de dynamiek nog meer te versterken, liet ook de CEO zich gedurende de hele business-game challengen door zijn team. Het team bedacht voor hem een persoonlijke challenge, die hij voor z’n rekening nam. De challenge van het team voor hun CEO? Organiseer elk week een team-meeting, op hetzelfde tijdstip, zonder enige vorm van uitstel of excuus... De CEO nam ook zijn challenge aan.
Het uiteindelijke resultaat van ons groei-concept? Een conversie-ratio in lijn met de omringende buurlanden, een doelgerichte en gestructureerde offerte-aanpak, een ingevuld CRM-systeem, een andere (positieve) mindset bij de account-managers bij het nabellen van hun offertes, én... een wekelijkse team-meeting die elke week door de CEO gepland werd, en op tijd begon.
Mission accomplished.